Smart working Vs Home working

Tra le parole più usate in questo periodo, Smart working è certamente una di quelle più gettonate ma anche una di quelle che maschera dentro di sé una certa confusione di fondo.

In un periodo in cui tutte le attività, o quasi, lavorative sono rimaste chiuse per inagibilità dei luoghi di lavoro e per l’impossibilità degli spostamenti, è sorta la necessità di portare avanti le attività lavorative aderendo ad una forma diversa di lavoro.

In questo stato di emergenza, buona parte delle aziende ha rispolverato l’idea di far lavorare da casa in remoto i propri collaboratori e ha rispolverato per questa modalità l’attività di Smart working.

Ma qui nasce la necessità ci capire bene, anche per il prossimo futuro immediato del mondo aziendale, la differenza sostanziale tra l’ “Home working” e lo “Smart working”.

Il primo è frutto di un’emergenza sanitaria che ha come punto di partenza un fuggi fuggi per correre ai ripari e poter portare avanti quelle attività, prevalentemente d’ufficio, di assistenza clienti, e le varie attività manageriali, formative, che possono essere svolte esternamente alla sede aziendale, piuttosto che tutte quelle attività di produzione che invece sono legate alla vita fisica di un’azienda.

Permettere o mettere in grado di lavorare un collaboratore fornendo al volo gli strumenti tecnologici (pc, software di gestione remota, telefono) non sono i requisiti fondamentali per parlare di Smart working.

In Italia, la prima comparsa del lavoro agile nasce, intorno al 2014, con un percorso legislativo che ha portato ad una proposta di legge per dare maggior flessibilità al mondo del lavoro, ma solamente verso il 2017 si è arrivati ad un punto con una legge vera e propria che regolamenta l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato.

Cosa realmente identifica lo Smart working (che per comodità abbreviativa chiamerò Swk) da questa forma ibrida di telelavoro nel periodo del Covid-19?

Innanzitutto, la formula dello Swk prevede di essere caratterizzato dal fatto che il lavoro venga svolto senza una postazione fissa potendo essere esercitato in parte in azienda e in parte all’esterno.

Il luogo di esercizio, oggi è il luogo obbligato della propria abitazione (caratteristica tipica del telelavoro), ma in questa modalità non è prevista questa obbligatorietà.

L’accesso, poi, a questa formula di lavoro è legata esclusivamente ad attività di concetto (impiegati, quadri, dirigenti) e a tutte le funzioni che possono essere svolte senza la presenza costante e quotidiana in ufficio.

Ma la natura del cambiamento del lavoro aziendale e nella trasformazione in modalità Swk parte prima di tutto da un cambiamento della mentalità aziendale sia dirigenziale che dei collaboratori a valutare i vantaggi dati; bisognerà agire sulla cultura e sulla policy con un nuovo approccio

Questa pandemia può essere un buon punto di riflessione e di partenza per sviluppare concretamente una flessibilità lavorativa che può supportare il benessere aziendale e delle persone.

Quali sono i punti di vista aziendali su cui fare delle valutazioni.

L’azienda dovrebbe capire, nello stato presente, cosa serve per permettere alle persone di essere in condizioni di lavorare da casa e se hanno già strumenti che possono essere messi a disposizione.

Importante: verificare se si può mettere in piedi una rete di comunicazione sincrona di tutto lo ‘Smart Staff’, e quindi capire quali tecnologie informatiche sono di facile accesso per quello che prima era uno scambio di informazioni in azienda, oltre a identificare quelle che sono le attività che richiedono la presenza per lo svolgimento e quelle che possono essere “remotizzate” con l’utilizzo delle videoconferenze.

Identificata la modalità di accesso e scambio delle informazioni e della comunicazione, una seconda valutazione importante che deve essere fatta e improntata è l’archiviazione di tutta la documentazione e il relativo accesso “a distanza” di più persone e quali strumenti rende la procedura snella e veloce.

Ultimo a non meno importante, a livello legislativo che può avere notevoli ripercussioni in azienda la gestione della policy attraverso la nuova GDPR, che deve essere ripensata in chiave del remote working.

Queste le valutazioni tecniche a cui si affiancano anche tutte le valutazioni legate ai collaboratori e alla nuova organizzazione del lavoro, alla gestione del team, alle paure del management, alla nuova richiesta di produttività e di raggiungimento degli obiettivi.

Ma quale potrebbe essere il punto di vista del collaboratore?

Lo stesso collaboratore viene “costretto” a cambiare mentalità, sicuramente per qualcuno è un passaggio più facile ma per altri potrebbe essere un passaggio più difficoltoso, che potrebbe ripercuotersi nella propria operatività.

Per attuare il vero Swk e diventare un lavoratore agile è necessario avere un luogo dove operare. In questo momento specifico è la propria abitazione. Ma abbiamo tutti in posto dove possiamo lavorare lontano da distrazioni? Dove poter approntare una postazione lavorativa con tutto il necessario per svolgere in nostro lavoro quotidiano?

L’azienda poi, con l’aiuto dei propri manager, dovrebbe prevedere come aiutare le persone a definire dei rituali di inizio e fine lavoro per impostare una nuova gestione della giornata lavorativa e della cognizione del tempo, proprio perché cambiano i ritmi lavorativi scanditi dal cartellino e dalle pause “comandate”.

Importante far sentire il collaboratore sempre e comunque parte dell’azienda e della socializzazione per rendere il lavoro comunque più umano, dove se prima si era un gruppo di persona che interagivano in presenza, ora il limite può essere l’interazione tecnologica che può far perdere alcune caratteristiche sociali quali l’empatia, l’ascolto, la comunicazione efficace.

E’ davvero vantaggioso lo Swk?

Certamente sia a livello aziendale, permettendo l’abbattimento di alcuni costi fissi e rendendo snelli dei processi operativi, sia a livello del collaboratore,che potendo lavorare in un luogo diverso dall’azienda può riuscire a crearsi un suo ambiente creativo dove sentirsi a proprio agio e poter esprimere al meglio e proprie potenzialità, sia che sia a casa sua sia che sia in un coworking o in un altro posto.

E quindi? Benvenuta nuova era dello Smart working!